Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Betrieb der Plattform Teamtreffer verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und an welche Empfänger sie gegebenenfalls übermittelt werden. Teamtreffer ist eine Recruiting-Software, mit der Unternehmen Bewerbungen empfangen, organisieren und mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz vorbereiten können.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
OperativeX GmbH
Hansering 49, 48231 Warendorf
E-Mail: info@operativex.de
Weitere Angaben siehe Impressum.

Soweit Unternehmen Teamtreffer einsetzen, um eigene Bewerbungsprozesse abzuwickeln, sind diese Unternehmen für die Verarbeitung der jeweiligen Bewerberdaten datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deren Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

2. Hosting und Speicherort

Teamtreffer wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) betrieben. Die Datenbank und sämtliche hochgeladenen Dateien (z.B. Lebensläufe, Anschreiben) werden ausschließlich auf diesen Servern in Deutschland gespeichert. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Einzelne Verarbeitungen erfolgen durch spezialisierte Dienstleister (z.B. E-Mail-Versand, KI-Auswertung) – siehe Abschnitte 6 und 7. Soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden, geschieht dies auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework.

3. Aufruf der Website und Server-Logs

Beim Aufruf der öffentlichen Seiten (teamtreffer.com) und der Anwendung (app.teamtreffer.com, api.teamtreffer.com) werden technisch notwendige Informationen verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Betriebssystem-Kennung. Diese Verarbeitung dient der Auslieferung der Seiten, der IT-Sicherheit und der Abwehr von Missbrauch (z.B. Rate-Limiting).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen und sicheren Betrieb). Server-Logs werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

4. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie: tt_session – es speichert eine zufällige Sitzungs-Kennung nach dem Login und ist nach 14 Tagen Inaktivität ungültig. Das Cookie ist als HttpOnly und Secure markiert und enthält selbst keine personenbezogenen Inhalte. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt; daher ist auch kein Einwilligungsbanner erforderlich. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

5. Nutzerkonten (Recruiter und Administratoren)

Für die Nutzung der Anwendung legen wir ein Konto an. Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert als Argon2-Hash, niemals im Klartext), Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie zur Sitzung gehörende IP-Adresse und User-Agent. Sicherheitsrelevante Vorgänge (z.B. An- und Abmeldung, Passwort-Änderung) werden in einem Audit-Log protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit). Kontodaten werden bis zur Löschung des Kontos verarbeitet; Audit-Logs werden bis zu zwölf Monate aufbewahrt.

6. Demo-Anfragen über die Website

Wenn du über das „Live-Demo vereinbaren“-Formular auf unserer Startseite eine Demo anfragst, verarbeiten wir die von dir freiwillig angegebenen Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, deine Antworten zu den abgefragten Herausforderungen und Rahmenbedingungen, dein bevorzugter Termin sowie ein optionaler Freitext. Zusätzlich speichern wir IP-Adresse und User-Agent zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

Zweck der Verarbeitung ist die Beantwortung deiner Anfrage und die Vereinbarung eines Demo-Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kontaktaufnahme mit Interessenten). Empfänger ist ausschließlich die OperativeX GmbH; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden spätestens 12 Monate nach Abschluss der Kontaktaufnahme gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Bewerbungen und eingehende Nachrichten

Wenn du dich über ein in Teamtreffer eingebundenes Bewerbungsformular bewirbst, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Unternehmens: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, deine hochgeladenen Unterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, weitere Dokumente), Zeitpunkt der Einwilligung sowie technische Begleitdaten (IP-Adresse, User-Agent, Bewerbungsquelle). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses).

Bewerbungen können auch per E-Mail eingehen. Dafür nutzen wir den Inbound-Mail-Service Postmark (ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA). Eingegangene E-Mails einschließlich Anhängen werden an unsere Server in Deutschland weitergeleitet und dort gespeichert. Die Übermittlung an Postmark erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertrags­klauseln; Postmark ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

8. Automatisierte Verarbeitung mit Künstlicher Intelligenz (OpenAI)

Teamtreffer nutzt die API des Anbieters OpenAI, L.L.C. (3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA) als Auftragsverarbeiter, um Bewerbungsprozesse für die Recruiter zu unterstützen. Konkret werden folgende Verarbeitungen durchgeführt:

  • Extraktion strukturierter Bewerberdaten aus eingegangenen E-Mails (z.B. Name, Position) zur automatischen Anlage einer Bewerbung.
  • Auswertung und Analyse des Lebenslaufs gegen die Stellenanzeige sowie Generierung individueller Interview-Fragen.
  • Erstellung von Briefing-Dokumenten für das Vorstellungsgespräch bzw. den Video-Call, die die KI-gestützte Eignungseinschätzung und die generierten Interview-Fragen für den Recruiter zusammenfassen.
  • Entwurf von Antwort-E-Mails an Bewerberinnen und Bewerber, die der Recruiter prüft und manuell freigibt.

An OpenAI übermittelt werden ausschließlich die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Inhalte: Name, E-Mail-Adresse, Stellenbezeichnung, Stellenbeschreibung, Text aus Lebenslauf und Anschreiben sowie der bisherige E-Mail-Verlauf der Bewerbung.

OpenAI verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nicht zum Training der KI-Modelle (vgl. OpenAI Enterprise Privacy & Business Terms). API-Anfragen können bei OpenAI bis zu 30 Tage zur Missbrauchsprüfung gespeichert und anschließend gelöscht werden. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; OpenAI ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO: Die KI liefert Vorschläge und Bewertungen als Entscheidungshilfe. Die eigentliche Auswahlentscheidung im Bewerbungsverfahren trifft stets ein Mensch beim verantwortlichen Unternehmen.

9. E-Mail-Versand

Für den Versand von System-E-Mails (z.B. Bestätigungen, Einladungen zu Online-Tests, Absagen, Antwortentwürfe) nutzen wir Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA) als Auftragsverarbeiter. Versendete E-Mails werden zur Nachvollziehbarkeit in einem internen Versandprotokoll gespeichert. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

10. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Pläne (Pro-Plan) nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, als Zahlungsdienstleister. Stripe verarbeitet in unserem Auftrag die zur Abrechnung erforderlichen Daten (Name, Rechnungsadresse, USt-IdNr., E-Mail-Adresse, Zahlungsmittel) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Karten- und Bankdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gespeichert; sie erreichen unsere Server nicht. Rechnungen werden über das Stripe-Kundenportal bereitgestellt. Für die Steuerermittlung (Mehrwertsteuer, Reverse-Charge im B2B-Bereich) setzen wir Stripe Tax ein. Eine Übermittlung in die USA findet im Rahmen des Konzern-Setups statt; sie erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Details: stripe.com/de/privacy.

11. Speicher- und Aufbewahrungsdauer

  • Bewerbungen: standardmäßig 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Der jeweilige Verantwortliche (Unternehmen) kann diese Frist individuell konfigurieren oder Daten früher löschen. Mit einer ausdrücklichen Einwilligung in einen Talent-Pool kann eine längere Speicherung erfolgen.
  • Nutzerkonten: bis zur Löschung des Kontos.
  • Versandprotokolle und Audit-Logs: bis zu zwölf Monate.
  • Server-Logs: maximal 30 Tage.
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. nach HGB, AO) bleiben unberührt.

12. Datensicherheit

Die Verbindung zur Plattform erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden mit dem Verfahren Argon2 gehasht. In der Datenbank trennen wir Daten verschiedener Kunden verbindlich durch Row-Level-Security in PostgreSQL. State-ändernde Anfragen sind zusätzlich durch CSRF-Token geschützt. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist auf einen kleinen Kreis administrativer Personen beschränkt.

13. Deine Rechte

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – für uns zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

Betrifft deine Anfrage Bewerbungsdaten in einem konkreten Verfahren, wende dich bitte direkt an das Unternehmen, bei dem du dich beworben hast – dieses ist datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir unterstützen gerne bei der Vermittlung.

14. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz richte bitte an info@operativex.de.

Stand: 2026-08-03